プライバシーポリシー

• 事業者名： 株式会社オピックス
• 所在地： 〒461-0004 愛知県名古屋市東区葵1丁目26-12 一光新栄ビル4F（区画：A・B）
• 代表者： 代表取締役 社長　鈴木達也

当社は、本サイトの提供にあたり、次の情報を取得することがあります。

• アカウント・医院情報： ログインID、氏名、メールアドレス、認証情報、最終ログイン日時、ポータル会員ID、医院名、電話番号、住所、DS-UID、外部システムの顧客キー・会員識別子、医院情報の確認・訂正状況
• 契約・サービス情報： 契約プラン、サービス利用状況、規約への同意日時、TeamViewer ID、無人接続許可の設定（接続用パスワードは本サイトに保存しません。）
• 帳票・資料： 見積書、請求書、領収書、納品書、納品受領書、契約内容、利用規約、受領書、機器管理台帳、ネットワーク構成図、連絡体制図、BCPその他のファイルおよび関連する番号、日付、金額、備考等
• お問い合わせ情報： 件名、本文、返信、添付画像・PDF、対応状況、解決内容、AIが生成した要約・回答案およびエラー情報
• クラウドバックアップ申込情報： 予約日時、連絡先、TeamViewer ID、無人接続許可、同意日時、IPアドレス、ブラウザ情報、規約本文・版、申込時の入力内容、確認メールの宛先・件名・本文および送信結果
• 利用・管理記録： お役立ち情報の検索語と検索結果件数、AI機能の日次利用回数、管理担当者の操作対象・操作内容・日時その他、本サイトの安全な運用に必要な記録

当社は、会員ご本人による入力・アップロード、当社の管理担当者による登録、契約元または提携先から提供される会員マスター、外部帳票システムとの連携、本サイトの利用時に自動生成される記録その他、適法かつ公正な方法により情報を取得します。契約者が所属者その他の第三者に関する情報を当社へ提供する場合、契約者は必要な権限、本人への通知・同意その他の法的根拠を確保するものとします。

1. 会員認証、アカウント発行・管理、契約者および利用権限の確認を行うため
2. 会員情報、契約サービス、帳票、資料、お知らせ、お役立ち情報その他の本サイト機能を提供・保守するため
3. お問い合わせの受付、本人確認、回答、訪問・遠隔サポート、障害対応および対応履歴の管理を行うため
4. クラウドバックアップの申込、日程調整、利用確認、同意証跡の保存、確認メールの送信および導入作業を行うため
5. 見積書、請求書、領収書、納品書、納品受領書その他の帳票を作成、連携、交付、閲覧または保存するため
6. AI質問サポートおよびお問い合わせ回答案作成機能を提供し、担当者による回答作成を支援するため
7. 不正利用の防止、アクセス権限の管理、障害・セキュリティ事象の調査、監査および紛争対応を行うため
8. 利用状況の把握、品質改善、機能改善および新たなサービスの検討を行うため
9. 契約、法令、行政機関・裁判所等の要請に基づく対応を行うため

本サイトでは、Google CloudのVertex AI、OpenAI API等の外部生成AIサービスを、機能が有効な場合に利用します。

• AI質問サポート： 会員が入力した質問から識別情報を一定範囲でマスキングし、契約プラン等の許可された会員情報および閲覧可能なガイドの抜粋とともに外部AIサービスへ送信することがあります。公開情報の検索を利用する場合は、質問を一般化・マスキングした検索語を使用します。質問本文と回答本文は本サイトのデータベースに保存しません。運用・障害調査のため、利用日時、会員、モデル名、処理結果、応答時間、トークン数、公開情報検索の使用有無および内容を含まないエラーコードを原則90日以内保存します。
• お問い合わせ回答案の作成： 医院名、DS-UID、問い合わせの件名・本文、プロフィールの補足情報および関連ファイル名等を外部AIサービスへ送信し、生成した要約・回答案を問い合わせ情報として保存することがあります。現在、添付ファイル本体はこのAI処理の送信対象としていません。

当社は、入力情報が基盤モデルの学習に利用されない契約条件または設定のサービスを選定し、送信項目を必要な範囲に限定します。AIの出力には誤りが含まれる可能性があるため、正式な回答や重要な判断には担当者による確認を行います。患者情報、要配慮個人情報、ログインID・パスワード、決済情報その他の機密情報をAI機能へ入力しないでください。

本サイトは、ログイン状態の維持、CSRF対策、予約入力途中の内容やブックマークの一時保存等のためにCookieおよびサーバー側セッションを使用します。Cookieを無効にすると、ログインを含む一部機能を利用できない場合があります。また、申込証跡としてIPアドレス・ブラウザ情報を、管理上の記録として最終ログイン日時・管理担当者の操作履歴を取得することがあります。お役立ち情報の検索語は、現在、会員を直接識別する情報とは紐付けずに記録します。

当社は、本サイトのホスティング、ファイル保管、帳票連携、メール配信、AI処理、予約情報の表計算サービスへの同期、保守・運用その他の業務を、必要な範囲で外部事業者へ委託することがあります。例えば、機能が有効な場合、クラウドストレージへ帳票・添付ファイルを保存し、表計算サービスへDS-UID、予約日時、予約状態、予約IDおよび同期日時を送信します。当社は、委託先を適切に選定し、契約、アクセス制御その他の方法により必要かつ適切な監督を行います。

委託先の所在国またはサービスの保存・処理地域により、情報が日本国外で取り扱われる場合があります。この場合、当社は関係法令に従い、当該国の制度および委託先の保護措置を確認し、必要な情報提供、同意取得その他の措置を行います。

当社は、ご本人の同意がある場合、法令に基づく場合、人の生命・身体・財産の保護または公衆衛生の向上等のために必要で本人の同意を得ることが困難な場合、国・地方公共団体等への協力が必要な場合、事業承継に伴う場合その他法令で認められる場合を除き、個人データを第三者へ提供しません。利用目的の達成に必要な範囲で行う委託は、法令上の第三者提供に該当しない場合があります。

情報の保存期間は一律ではなく、契約および本サイトの提供、法令上の保存義務、申込・同意証跡、サポート対応、帳票管理、紛争対応ならびにセキュリティ確保に必要な期間とします。AI質問サポートの質問・回答を含まないリクエストメタデータは原則90日以内に削除します。アカウントの利用停止後も、これらの目的に必要な情報が直ちにすべて削除されるとは限りません。保存の必要がなくなった情報は、法令および当社所定の手続に従い、削除、匿名化その他の適切な方法で処理します。

当社は、個人情報等の漏えい、滅失、毀損、不正アクセス等を防止するため、取扱規程および責任体制の整備、取扱者・アクセス権限の限定、認証および通信の保護、操作記録の確認、バックアップ、事故発生時の連絡・対応手順、従業者への教育、委託先の選定・監督ならびに外的環境の把握等、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。安全管理措置の概要については、ご本人からの請求に応じて、セキュリティを損なわない範囲で回答します。

ご本人または正当な代理人は、法令に基づき、当社の保有個人データについて、利用目的の通知、開示（第三者提供記録の開示を含みます。）、内容の訂正・追加・削除、利用停止・消去または第三者提供の停止を請求できます。本サイトのお問い合わせ機能または下記窓口へ請求内容をご連絡ください。当社は、本人または代理権の確認後、法令に従って合理的な期間内に回答します。法令上、請求に応じないことができる場合は、その理由を説明します。手数料を定める場合は、請求受付時に金額および支払方法をご案内します。

本ポリシー、個人情報の取扱いまたは開示等の請求に関するお問い合わせは、会員の方は本サイトのお問い合わせ機能から、ログインできない方は次の所在地宛てにご連絡ください。

株式会社オピックス　個人情報取扱窓口

〒461-0004 愛知県名古屋市東区葵1丁目26-12 一光新栄ビル4F（区画：A・B）

当社は、法令、提供機能または情報の取扱いの変更に応じて本ポリシーを改定することがあります。重要な変更を行う場合は、施行日および変更内容を本サイトへの掲載その他の適切な方法でお知らせします。